Time to say good bye. Zadbaj o skuteczny offboarding pracownika

Pożegnania są tak samo ważne jak powitania. Jednak pomimo wysokiego poziomu rotacji na rynku pracy, firmy dalej posiadają słabo rozwinięte procesy offboardingowe. Te, które istnieją, są często przestarzałe i niedopracowane. A szkoda, bo dzięki dobrze przeprowadzonemu pożegnaniu pracownika, możemy zyskać naprawdę wiele.

Często, żeby móc się dalej rozwijać, potrzeba nam zmiany. Dlatego tak wiele osób decyduje się na nową pracę. Nie oznacza to wcale, że za jakiś czas, nie będą chcieli wrócić do Twojej firmy, bogatsi o nowe doświadczenie i umiejętności. Jednak, żeby do tego doszło, należy umieć odpowiednio się rozstać.

Naucz się mówić „do widzenia”, a nie „żegnaj”

Wszystko zaczyna się od wypowiedzenia lub rozwiązania umowy. Gdy opadną emocje, a szczegóły odejścia zostaną ustalone, czas przekazać informacje dalej w świat. Pierwszą rzeczą jaką możesz zrobić, to pozwolenie odchodzącej osobie zdecydować, czy chce to zrobić osobiście, czy poprosi o to dział HR lub swojego bezpośredniego przełożonego. Niezależnie jaki sposób zostanie wybrany, monitoruj reakcje zespołu i ich potrzeby. Transparentność i utrzymanie otwartej komunikacji to klucz, aby nie doprowadzić do powstania niepotrzebnych plotek, a te mogą być krzywdzące zarówno dla osoby odchodzącej, jak i dla całej firmy. Trzeba też pamiętać, że jeśli pracownik, który odchodzi, miał kontakt z klientem zewnętrznym, koniecznie należy stworzyć plan działania, dotyczący powiadamiania klienta o zaistniałej sytuacji oraz poinformowania go kto od teraz będzie jego nowym opiekunem. Niestety wiele firm o tym zapomina, a klienci bezskutecznie nadal dzwonią i piszą maile do osoby, która już nie pracuje lub zostają powiadomieni o zmianach, ale nie wiedzą do kogo teraz mają się zgłosić*

Poświęć czas na exit interview

Według nowego badania specjalistów HR i menedżerów ds. rekrutacji z Fiverr i Hibob, 30% respondentów stwierdziło, że osoby opuszczające ich firmy robią to z powodu zwiększonej potrzeby elastyczności, która miała pierwszeństwo przed lepszym wynagrodzeniem (27%) i awansem (26%)*

Dlaczego więc nie robić badania lokalnego w Twojej firmie, aby dowiedzieć się, co tak naprawdę sprawia, że ludzie odchodzą? Najlepszym narzędziem, aby to zrobić poprawnie, jest wystandaryzowany exit interview. Tylko dzięki niemu, możemy uzyskać rzetelny feedback, który może pomóc usprawnić procesy wewnątrz firmy i zmniejszyć rotację wśród pracowników. Jednak żeby otrzymać wartościowe informacje, exit interview powinien być odpowiednio przygotowany i przeprowadzony*

Zwróć uwagę, kto przeprowadza wywiad. Ważne jest, aby, tej rozmowy nie przeprowadzał były manager lub lider pracownika. Szczególnie, gdy były przełożony jest powodem jego odejścia. Pracownik nie będzie się czuł komfortowo, a jego odpowiedzi będą krótkie i wymijające, więc i tak niczego nowego się nie dowiesz. Tracimy wtedy podwójnie, pracownik będzie wspominał exit interview jako przykry i stresujący obowiązek, a my nie zyskamy żadnych wartościowych informacji. Angażowanie do tego działu HR też nie jest najlepszym pomysłem. Pracownicy mogą się obawiać, że swoją szczerością stracą szansę na ewentualny powrót do firmy. Jeśli naprawdę chcemy uzyskać jakościowy, niefiltrowany feedback, to konieczne będzie zaangażowanie do tego neutralnej osoby trzeciej. Możemy też skorzystać z gotowych szablonów exit interview, które stworzymy w systemie do e-HR. Są one elementem profesjonalnych ścieżek offboardingowych, z których korzysta już wiele organizacji, oszczędzając swój czas i zasoby.

Kolejnym ważnym aspektem jest czas, kiedy wykonujemy wywiad. Niektóre firmy lubią przeprowadzać je w tym samym dniu, kiedy pracownik daje wypowiedzenie. Nie jest to jednak dobra metoda. Osoba odchodząca, może być pod wpływem dużego stresu i często negatywnie nastawiona do swoich przełożonych. Dajmy pracownikowi kilka dni, a nawet tygodni na złapanie oddechu i uspokojenie emocji. Z perspektywy czasu, odpowiedzi będą bardziej szczere i merytoryczne.

Zautomatyzuj formalności

Kiedy pracownik decyduje się odejść z firmy, często nie wie, jakie kroki i procesy się z tym się wiążą. Dlatego od początku, ważne jest ustalenie planu offboardingu, który będzie zawierał wszystkie etapy takie jak np. „obiegówka”, oddanie sprzętu IT, identyfikatora itp. Aby ułatwić życie zarówno pracownikowi jak i sobie, najlepszą metodą jest automatyzacja procesów offbordingowych za pomocą oprogramowania HR. Pozwala to pracownikowi samodzielnie i stopniowo zapoznać się z każdym etapem związanym z offboardingiem. Korzystanie ze spójnej platformy e-HR od samego początku do końca cyklu życia pracownika w organizacji, to najlepszy sposób, aby zniwelować „papierkową robotę” i stres pracownika. Tym bardziej, że wiele osób aktualnie pracuje zdalnie, a ich biura znajdują się czasami w innym kraju. Ludzie nie zawsze wiedzą do kogo mają się zwrócić i z kim ze wszystkiego rozliczyć. Automatyzacja pozwoli też, aby wiele zadań administracyjnych było wykonanych poprawnie i ukończonych w wymaganym terminie. System wyśle automatyczne przypomnienia do pracownika, odpowiednie druki protokołów przekazania, listy pożegnalne itp., a jednocześnie pozwoli działowi HR na zdalne monitorowanie całego procesu i pełną kontrolę na każdym jego etapie.

Zadbaj o dobre wspomnienia

Warto zadbać o drobne przyjemności w ostatni dzień pracy. Ostatnia wspólna kawa, obiad z całym zespołem czy mały upominek w postaci gadżetu firmowego, czekolady lub kartki z wypisanymi podziękowaniami za wspólnie spędzony czas – to wszystko będzie generowało miłe wspomnienia, które być może przesłonią te gorsze momenty współpracy. Były pracownik pozytywniej będzie postrzegał firmę i rekomendował ją dalej w przyszłości. Badania Glassdoor z 2021 roku wykazały, że aż 86% pracowników sprawdza recenzje i oceny firmy, aby zdecydować, gdzie wyśle swoje CV*. Co oznacza, że każda pozytywna ocena jest dla pracodawców na wagę złota. Możesz mieć na te opinie realny wpływ! Wystarczy dać pracownikowi poczucie, że pomimo rozstania, firmie nadal na nim zależy.

Usprawnij zatem exit interview, zautomatyzuj i uprość niezbędne formalności, a na koniec z uśmiechem wypijcie razem, być może, wcale (nie) ostatnią kawę. Pamiętaj, każdy pracownik jest ważny i zasługuje na poświęcenie mu czasu i uwagi. Te ostatnie chwile w firmie mocno pozostają w pamięci naszych pracowników. Niech to będą jak najbardziej pozytywne wspomnienia. I właśnie takich dojrzałych pożegnań Wam życzymy 😊

 

Źródła:

https://www.lucidchart.com/blog/what-is-offboarding-in-human-resources/
https://www.hibob.com/blog/hibob-fiverr-great-resignation-research/

https://www.hrbartender.com/2021/employee-engagement/exit-interviews-ask-experien ce/

https://www.personneltoday.com/hr/the-role-of-technology-in-a-smooth-offboarding-pro
/ https://www.glassdoor.com/employers/resources/hr-and-recruiting-stats/

 

stopka