Komunikacja wewnętrzna jest nieodłącznym elementem funkcjonowania firm. Jest jednym z tych obszarów, który dzieje się niezależnie od tego czy się nim zajmujemy, czy nie. Dlatego też nie powinniśmy pozostawiać go samemu sobie, mając nadzieję, że jakoś to będzie i jakoś się ułoży. Warto mieć pewność, że świadomie kształtujemy komunikację wewnętrzną i budujemy ją w taki sposób, że przynosi realną wartość dla naszego biznesu.

Co daje nam komunikacja wewnętrzna?

Po pierwsze, patrząc z dalszej perspektywy – pozwala pracownikom na zrozumienie strategii, celów firmy i jej otoczenia biznesowego. Po drugie, zapewnia bieżący dostęp do informacji o zmianach organizacyjnych, realizowanych projektach i działaniach. To w konsekwencji przekłada się na motywację pracowników, ich zaangażowanie i poczucie bycia częścią większej całości, co jest bardzo istotne. W dobrej komunikacji ważne jest także, aby pamiętać o tym, że musi być ona dwustronna, czyli przed nami zadanie polegające na tym, aby zapewnić narzędzia pozwalające zarówno na przekazywanie informacji z góry w dół, jak i odwrotnie – od pracowników poszczególnych działów, do menedżerów i zarządu.

Work with company  – to hasło, które powinno przyświecać wszystkim działaniom, które podejmujemy. Jeśli pracownicy mają poczucie, że nie pracują DLA kogoś, tylko Z kimś, są częścią zespołu i wspólnie realizują zadania, wtedy są zdecydowanie bardziej zaangażowani, zmotywowani i efektywni.

Komunikacja wewnętrzna jest narzędziem, które pomaga stworzyć taką kulturę organizacyjną, która daje poczucie wpływu na działania, które realizuje firma. Doskonale widać to chociażby kiedy spojrzymy na trójczynnikowy model zaangażowania pracowników[1]. Zakłada on, że na zaangażowanie składają się 3 obszary: satysfakcja z pracy, poczucie przynależności do organizacji oraz zaufanie do menedżerów i ich roli. W zakresie poczucia przynależności mieszczą się zagadnienia związane z informowaniem pracowników, włączaniem ich w sprawy firmy i poczuciem bycia częścią sukcesów, które odnosi firma. Żaden z tych obszarów nie mógłby się wydarzyć bez udziału komunikacji wewnętrznej.

W ramach drugiego z wymiarów – poczucia satysfakcji z pracy, powinniśmy monitorować takie obszary jak: zaufanie, duma, odpowiedzialność za wyniki. Jeśli pracownik ma ufać firmie, konieczne jest odpowiednie kształtowanie komunikacji i przekazywanie bieżących informacji. Podobnie jest z poczuciem odpowiedzialności za wyniki i dumą z tego, że pracujemy w danym miejscu.

Trzeci wymiar – zaufanie do menedżerów, do ich roli, to także duże pole do wykazania się odpowiednim przygotowaniem komunikacji wewnętrznej. Na ten obszar składają się: oddanie menedżerów, zaufanie do nich oraz ocena ich kompetencji z punktu widzenia pracownika. Generalnie menedżerowie są jednym z 4 głównych filarów, na których opiera się komunikacja wewnętrzna, także ich rola jest niezwykle istotna. To oni są nośnikiem komunikacji kaskadowej, a także w ocenie pracowników, to przełożony jest właśnie najbardziej pożądanym nośnikiem informacji. Menedżerowie zwykle cieszą się większym zaufaniem w swoich zespołach, niż osoby na wyższych szczeblach, także te komunikaty, które przechodzą przez nich są bardziej wiarygodne. Tak samo w drugą stronę – pracownicy chętniej podzielą się informacjami ze swoim bezpośrednim przełożonym, niż z dyrektorem, czy członkiem zarządu. Jednocześnie należy pamiętać, że menedżerowie bardzo często są najsłabszym ogniwem komunikacji wewnętrznej. Jeśli nie doceniają jej znaczenia, swojego wpływu na nią oraz nie posiadają odpowiednich umiejętności, proces przekazywania informacji w ich działach będzie pozostawał na niskim poziomie.

O krok przed menedżerami mamy filar, od którego wszystko się rozpoczyna – Zarząd. Na tym szczeblu potrzebujemy osób świadomych i doceniających znaczenie komunikacji. To tutaj rozpoczyna się określanie celów biznesowych, misji, wizji i wartości. Dodatkowo, jeśli Zarząd włącza się w proces komunikacji i aktywnie w nim uczestniczy, mamy solidne podstawy do budowania kultury komunikacji.

Kolejnym, trzecim filarem jest osoba (lub cały dział), która odpowiada za komunikację w firmie. To ona udrażnia kanały komunikacji, wspiera menedżerów, a także przekazuje komunikaty masowe. Dodatkowo, to w jej rękach spoczywa wybór konkretnych narzędzi do poszczególnych obszarów komunikacji.

W ślad za doborem odpowiednich narzędzi idzie ostatni, czwarty filar – rozwinięte sposoby przekazywania informacji zwrotnej przez pracowników. Konieczne jest zadbanie o możliwości komunikowania w górę struktury. Poza tym kluczem do sukcesu jest otwartość firmy także na negatywne informacje od pracowników oraz wypracowanie sposobów reagowania na trudne i niewygodne komentarze, czy wiadomości.

Jak zatem dobrać odpowiednie narzędzia?

Aby podjąć właściwe decyzje należy zwrócić uwagę na kilka elementów. Po pierwsze odpowiednio określona grupa docelowa. Musimy zwrócić uwagę na aspekty bardziej techniczne, jak chociażby możliwość dostępu do komputera, jak i rzeczy bardziej społeczne – wiek, czy preferencje naszych pracowników. Tak, aby pracownicy mieli możliwość skorzystania z rozwiązań, które proponujemy oraz aby sposób przekazu był dla nich zarówno dostępny, jak i ciekawy i angażujący. Kolejnym elementem jest dopasowanie narzędzi do specyfiki firmy, aby było spójne z całością innych narzędzi i kulturą organizacyjną. Poza tym warto zadbać o to, aby dawały one pokrycie różnych obszarów komunikacji.

Jakie możliwości daje komunikacja online i na co warto zwrócić uwagę?

Przede wszystkim, należy dobrać odpowiednie narzędzie, które zbierze w całość wszystkie zadania, które chcemy realizować w ramach komunikacji wewnętrznej i wesprze postawione przez nas cele. Istotne jest także to, aby dawało możliwość dopasowania do innych systemów, z których korzystamy, np. kadrowych, a także aby możliwe było personalizowanie pod kątem naszych potrzeb. To narzędzie powinno dopasować się do oczekiwań, które mamy, a nie nasza firmowa komunikacja do tego jakie pole manewru mamy w ramach rozwiązania, na które postawiliśmy. Kolejną ważną rzeczą jest bezpieczeństwo danych, zarówno pod kątem ewentualnej kontroli RODO, jak i dla naszego własnego komfortu i dbania o to, aby firmowe informacje nie wyciekły na zewnątrz. Wybierając narzędzie online powinniśmy dążyć także do łączenia w jak najmniejszą ilość platform, czy innych metod komunikacji. Rozproszenie na kilka narzędzi powoduje, że pracownicy gubią się z czego mają korzystać, w jakich sytuacjach oraz zdarza się, że nie otrzymują wszystkich komunikatów, gdyż nie dotarli do każdego obszaru w danym dniu. Dlatego też, istotna jest optymalizacja i minimalizowanie ilości narzędzi. Dodatkowo warto jest postawić na platformę, która poza komunikacją będzie także wspierała inne obszary HR. Jeśli możemy w tym samym miejscu mieć również system ocen, ankiety, szkolenia i wszystkie inne rzeczy, z których korzystamy, oszczędza nam to czas i ułatwia poruszanie się po dostępnych rozwiązaniach.

Jakie rozwiązania mogą okazać się przydatne?

• Uporządkowanie komunikacji mailowej – jeśli w firmie korzystamy głównie z wiadomości wewnętrznych, przydatne może być rozwiązanie w formie wewnętrznego mailboxa dostępnego na platformie, z której korzystamy

• Czat – to forma najbardziej bezpośredniej i szybkiej wymiany informacji online. Coraz częściej, zwłaszcza wśród młodszych pokoleń zastępuje e-maile. Pozwala na usprawnienie bieżącej realizacji zadań oraz ułatwia przepływ komunikatów

• Forum – jako forma gromadzenia informacji w podziale na poszczególne obszary tematyczne. Można wykorzystywać zarówno do przekazywania i porządkowania informacji bardziej formalnych, jak i związanych z zainteresowaniami pracowników, czy tematami dotyczącymi budowania społeczności. Wartością forum na pewno jest także to, że porządkuje informacje oraz umożliwia dwustronną komunikację.

• Wydarzenia, galerie – to kolejne rozwiązania, które tak jak forum są idealne do budowania społeczności i wzmacniania kultury organizacyjnej. Pozwalają na gromadzenie wspólnych wspomnień i przeżyć

• Profile pracowników, wall’e – miejsca, w których możemy z łatwością odnaleźć kto w firmie jest odpowiedzialny za jakie zadania, jak wygląda, co lubi oraz jak się z nim szybko skontaktować. Jest to niezwykle przydatne w trakcie onboardingu, ale także w codziennym funkcjonowaniu i budowaniu dobrych relacji w firmie

To początek do budowania kultury komunikacji wewnętrznej, która jest spójna i uporządkowana. W ślad za powyższymi rozwiązaniami mogą podążać kolejne, które będą związane np. ze zgłaszaniem pomysłów na zmiany, czy innowacje /idea box/, mini ankiety dla pracowników, żeby szybko uzyskać istotne informacje czy rozbudowana baza wiedzy, którą razem z pracownikami będziemy współtworzyć.

Dodatkowo, jeśli wybraliśmy doświadczonego dostawcę systemu do HR, będzie on w stanie przygotować nam takie rozwiązania, które najlepiej odpowiedzą na nasze potrzeby i które pomogą nam dążyć do tego, aby hasło ‘work with company’ faktycznie zaczęło funkcjonować w naszej firmie. Tego Wam serdecznie życzymy i trzymamy kciuki za udaną komunikację wewnętrzną w Waszych organizacjach 🙂 🚀

Joanna Kamińska, HR Manager

[1] Mullins L. Management and organizational behaviour, Pitman Publishing, London, 1993

• Więcej postów