Istnieje wiele przestrzeni w której codziennie poruszają się pracownicy organizacji. Przestrzeń biurowa, czyli moje biurko, fotel, szafka, być może jeszcze kwiat w doniczce i zdjęcie. Przestrzeń relacyjna, wynikająca z zespołu ludzi pracujących bezpośrednio lub pośrednio z daną osobą. Przestrzeń formalna, która określa zakres odpowiedzialności i uprawnień, obowiązków i wymagań. I wreszcie przestrzeń systemowa, czyli wirtualny świat stworzony dla pracowników aby pomagać im w realizacji ich codziennych zadań. Każda z tych przestrzeni ma swoje znaczenie, gdyż bardziej lub mniej ma wpływ na efektywność działania, a w konsekwencji na wyniki biznesowe osiągane przez całą organizację.

Wśród nich jest jedna, która staje się od pewnego czas coraz bardziej istotna. Oczywiście mowa tu przestrzeni systemowej. Istnieje co najmniej kilka kluczowych powodów takiego stanu rzeczy:
1. Nowe technologie – obecnie możemy wykorzystywać zupełnie inne technologie niż kilka lub kilkanaście lat temu. Szybszy transfer danych, nowe języki programowania, ogólnodostępny internet powodują, że świat aplikacji stał się popularny dla prawie każdego użytkownika.
2. Urządzenia – wraz z procesem upowszechnienia się laptopów pojawiły się na szeroką skalę dodatkowe urządzenia mobilne takie jak tablety czy smartfony. Możliwości tych urządzeń, ich cena, a także szybkość ich działania stały się kolejną podstawą rozwoju systemów wewnątrzfirmowych
3. Nowa generacja – nowe pokolenie Z (urodzone od 1990 r.) nazywane często pokoleniem C, czyli „connected” (podłączeni) to młodzi ludzie dla których życie w przestrzeni internetowej, komunikacja poprzez różnego rodzaju aplikacje i bycie podłączonym do sieci 24h/7dni w tygodniu to sposób ich funkcjonowania. Rozpoczynając prace w nowej firmie oczekują, że pozwoli ona im funkcjonować w niej w podobny sposób.
4. System pracy – wiele organizacji w obliczu nowego modelu biznesowego zmienia swoje struktury aby dopasować się do aktualnych realiów. Zmienia się sam sposób pracy – dzięki wspomnianym wcześniej punktów pracujemy w dowolnym miejscu i czasie, działając projektowo i matrycowo. Czym bardziej organizacja ma działać efektywnie w takim modelu tym bardziej musi dostarczać swoim pracownikom odpowiednie narzędzia i systemy.
5. Przyśpieszenie konkurencji – to ostatni i chyba najważniejszy argument. Firmy, które już dzisiaj wprowadziły odpowiednie ułatwienia pracownikom w przestrzeni wirtualnej osiągają znacznie lepsze wyniki biznesowe i wymuszają poniekąd zmiany w innych organizacjach. Z pewnością nie będzie błędną tezą sformułowanie, iż czym szybciej i lepiej wprowadzi systemy w swojej organizacji tym ma większe szanse na konkurowanie na rynku.
Skoro już wiemy dlaczego w obszarze efektywności pracowników to właśnie przestrzeń systemowa – wirtualna dzisiaj powinna być najważniejszym obszarem naszego zainteresowania to poznajmy idealny świat pracownika, któremu organizacja dostarczyła system wykorzystujący wszystkie najbardziej zaawansowane możliwości jakie dzisiaj są dostępne.

Niezależność

Dostęp do informacji w dowolnym czasie i miejscu. Dobry system to źródło informacji dla pracownika do którego ma dostęp bez pomocy innej osoby w dowolnym czasie i miejscu. Nie ma potrzeby wysyłania do kogoś maila i czekania na odpowiedź. Self-service pracownika to dzisiaj możliwość maksymalnie samodzielnej pracy. Mam potrzebę sprawdzenia ilości wolnych dni, informacji jakie szkolenia powinieneś przejść, kto dzisiaj jest obecny w pracy, czy twój pracownik zrealizował zadanie to wszystko będę miał w jednym miejscu. Mogę korzystać z wszystkich zasobów twojej firmy zgromadzonych w zorganizowanej dla mnie przestrzeni systemowej.

Aktualność

Mój idealny system to system dający mi dostęp do wszystkich informacji w trybie rzeczywistym. W każdej chwili mogę pobrać aktualne wzorce dokumentów lub poznać aktualne informacje dotyczące danego procesu czy osoby. Wymiana informacji dzięki systemowi do komunikacji wewnętrznej dzieje się na żywo, a wszystkie posty mogę być wątkowane, tagowane, grupowane dzięki czemu w łatwy i szybki sposób masz do nich dostęp. W każdej chwili mogę zadać pytanie innemu pracownikami dzięki wewnętrznemu czatowi. Dzięki wersji mobilnej dostępnej na każdym urządzeniu przenośnym ja i moi pracownicy cały czas są podłączeni do krwioobiegu informacji w organizacji co pozwala nam na aktywne angażowanie się w procesy za które odpowiadamy lub w których uczestniczymy.

Bezpieczeństwo

Rozumiane na dwóch płaszczyznach – pewność pracownika, że mając jeden, kompleksowy system posiadający wszystkie funkcjonalności do stworzenia efektywnej przestrzeni wirtualnej w organizacji znajdzie z nim zawsze wszystkie potrzebne informacje bez konieczności szukania ich gdzieś indziej, i druga płaszczyzna – wszystkie dane są odpowiednio zabezpieczone przed ich wyciekiem poza organizację. Połączenia przez protokół HTTPS, tworzenie szyfrowanych VPN-ów, podwójna autoryzacja użytkowników, logowanie aktywności użytkowników, system podstawowych i specjalnych uprawnień to tylko niektóre sposoby do spełnienia tego warunku, który dzisiaj jest jednym z podstawowych celów każdej z organizacji.

Szybkość

Nowoczesna przestrzeń systemowa to miejsce gdzie nie ma opóźnień. Prawie wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym. Akceptacja składanych wniosków (np elektronicznych wniosków urlopowych) czy zadań dzieje się na żywo, a cały obieg dokumentów czy informacji w firmie trwa sekundy. Dzięki aplikacji mobilnej nie muszę już czekać, aż ktoś wróci do pracy i zaloguje się do systemu. Dzięki informatyzacji procesów nie muszę już czekać na dokumenty w wersji papierowej, aż przyniosą je moi pracownicy lub zostaną przesłane kurierem z innego oddziału. Od tego momentu naszym jedynym ograniczeniem są umiejętności szybkiego podejmowania decyzji przez pracowników, bowiem dostęp czy przepływ wszystkich informacji, materiałów, dokumentów stał się natychmiastowy.

Monitoring

Dopiero teraz wiem co się dzieje w mojej organizacji. W każdej chwili mogę sprawdzić co się dzieje z danym procesem – ile osób przygotowało się do oceny okresowej, ile osób zaakceptowało nową procedurę, ile osób zapisało się na dane szkolenie. Mogę sprawdzić w którym miejscu utknął proces decyzyjny. Posiadam wiedzę na temat tego co kto robi w mojej firmie, jaki jest jego poziom osiąganych celów czy KPI. Nigdy do dotąd zarządzanie procesami w organizacji nie było tak proste. Co więcej mogę łatwo reagować i przyśpieszać procesy. W każdej chwili wiem, który z pracowników nie zrealizował swojego zadania i mogę wysłać do niego przypomnienie. Żeby jednak nie tracić czas na tego typu zajęcia mogę skonfigurować tak system aby robił to sam.

Analiza

Jako menedżer powinieneś podejmować decyzje w oparciu o dane. Jeszcze lepiej, gdy są one odpowiednio przetworzone i dostępne w na przejrzystym dashboardzie. W systemie mam dostęp do różnych raportów i analiz. Mogę je generować w oparciu o dowolnie przefiltrowane dane na każdym poziomie struktury mojej organizacji. Są prezentowane zarówno w formie tabel, jak również wykresów, których formę i prezentację mogą sam wybrać. A co najważniejsze… wszystkie raporty są generowane automatycznie na podstawie najnowszych danych i co warto podkreślić, z wszystkich funkcjonujących w firmie systemów, bowiem są one zintegrowane.

Zaangażowanie

Wyobraź sobie system, który pozwoli pracownikom na zaangażowanie się w pracę. Wiedząc co się dzieje, mogąc się komunikować na żywo, uczestnicząc w dowolnym czasie i miejsce w życiu firmy daję im szansę na bieżącą współpracę i aktywność. Dzisiaj zwłaszcza najmłodsze pokolenie pracowników oczekuje systemu, który da im swobodę poruszania się po swoich codziennych obowiązkach dając im dodatkowe korzyści: samodzielność i elastyczność. A to wszystko wsparte grywalizacją i bieżącą informacją zwrotną, którą pracownicy mogą sobie udzielać w formie prostych odznak, czy innych form uznania. Wyraź swoją opinię, podziel się wiedzą, napisz artykuł, stwórz pigułkę wiedzy i zdobądź uznanie innych.

Prostota

Czy efektywny system powinien być złożony? Zawsze jak zaczynam korzystać z nowego rozwiązania chce się do niego zalogować i nie czytać żadnych instrukcji. Ba! Nigdy nie czytam instrukcji. A Ty? Czy czytałeś kiedyś instrukcję jak korzystać z aplikacji? Wszystko z natury powinno być proste i z założenia generować przekonanie, że chociaż po raz pierwszy jestem w tym systemie to wiem jak on działa. Dlatego system powinien być podobny do innych rozwiązań, z których na co dzień prywatnie korzystam. Jeżeli do tego dodam zasadę „dwóch kliknięć”, która wyznacza sposób działania systemu, aby w maksymalnie szybki i prosty sposób umożliwić użytkownikowi dotarcie tam gdzie tego chce, to już nic więcej nie muszą dodawać.

Tworząc od dwunastu lat przestrzeń systemową dla pracowników wiem, że wspomniane przeze mnie powyżej cechy to dzisiaj standardy systemów jakie powinny obowiązywać w tym względzie w każdej organizacji. Czy to możliwe? Aktualnie to cechy krytyczne dobrego systemu. Dlatego jeżeli zastanawiasz się jak może wyglądać dobrze zorganizowany wirtualny świat pracy pracowników w twojej organizacji, niech niniejszy artykuł będzie dobrą podstawą do szukania w tym względzie jak najbardziej optymalnych rozwiązań. Zapraszamy do poznania naszego systemu HR – HRsys.pl.

• Więcej postów